Privacybeleid – Stage & Pixel

Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026

Stage & Pixel gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarvoor we ze gebruiken, met wie we ze kunnen delen en welke rechten je hebt.

Dit beleid geldt voor stagepixel.be, onze contactformulieren, bezoekersstatistieken en de opvolging van vragen en vrijwilligersaanmeldingen.

1. Wie is verantwoordelijk?

Stage & Pixel is een creatief initiatief dat wordt uitgebouwd tot een feitelijke vereniging. De oprichting van een vzw is niet langer voorzien.

Zolang de oprichter alleen bepaalt voor welke doeleinden en op welke manier persoonsgegevens worden gebruikt, is de oprichter, initiatiefnemer van Stage & Pixel, de verwerkingsverantwoordelijke.

Website: stagepixel.be
Privacyvragen en verzoeken: info@stagepixel.be

Wanneer de verantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking verandert, bijvoorbeeld doordat de vereniging gezamenlijk de doeleinden en middelen bepaalt, passen we deze vermelding aan.

2. Welke gegevens verwerken we?

Contactvragen: de gegevens die je invult of zelf aan ons bezorgt, zoals je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht.

Vrijwilligersaanmeldingen: je contactgegevens en de informatie die je verstrekt over je interesses, vaardigheden, ervaring en beschikbaarheid. Een telefoonnummer verwerken we alleen wanneer je dat aan ons bezorgt.

Werking en beveiliging: technische gegevens zoals een IP-adres, browserinformatie, het tijdstip van een bezoek of verzending en de betrokken webpagina. Zulke gegevens kunnen voorkomen in technische logbestanden en formulierregistraties.

Bezoekersstatistieken: informatie over bekeken pagina’s, bezoeken en sessies, verwijzende websites, browser- en apparaattype en geschatte geografische herkomst. Independent Analytics verwerkt hiervoor een IP-adres en browserinformatie. In de statistiekendatabase wordt het IP-adres volgens de ontwikkelaar niet rechtstreeks opgeslagen, maar gebruikt voor een gehashte bezoekerscode. Meer hierover staat in onderdeel 7.

We vragen je om via de algemene formulieren geen gevoelige gegevens te versturen, zoals medische informatie of kopieën van identiteitsdocumenten.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Een contactvraag of vrijwilligersaanmelding is geen automatische inschrijving voor een nieuwsbrief of reclame. We gebruiken bezoekersstatistieken niet voor gerichte reclame of om je over verschillende websites te volgen.

• Vragen beantwoorden en contact met je opnemen.
• Aanvragen voor evenementen, video, fotografie of websitebeheer bespreken.
• Vrijwilligersaanmeldingen behandelen, kennismaken en afgesproken activiteiten plannen.
• De website en formulieren laten functioneren en misbruik onderzoeken.
• Begrijpen welke pagina’s bezoekers gebruiken en de inhoud en structuur van de website verbeteren.
• Wettelijke verplichtingen nakomen wanneer die van toepassing zijn.

4. Op welke basis verwerken we gegevens?

Voor algemene vragen en vrijwilligersaanmeldingen baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om aanvragen te behandelen, met geïnteresseerden te communiceren en vrijwilligersactiviteiten te organiseren. We beperken de gegevens tot wat daarvoor nodig is en houden rekening met jouw belangen en privacy.

Wanneer jij persoonlijk een offerte vraagt of een overeenkomst met ons aangaat, verwerken we noodzakelijke gegevens voor stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst of voor de uitvoering van die overeenkomst. Voor contactpersonen die namens een organisatie optreden, steunt de noodzakelijke communicatie in beginsel op ons gerechtvaardigd belang om die samenwerking te behandelen.

Voor noodzakelijke beveiligingsregistraties baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om de website en gegevens te beschermen. Waar de wet verwerking verplicht, gebruiken we de wettelijke verplichting als grondslag.

Voor verwerkingen waarvoor toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk. Je kunt die toestemming later intrekken. De rechtsgrond en eventuele voorafgaande toestemming voor bezoekersstatistieken worden beschreven in onderdeel 7.

Verplichte formuliervelden zijn aangeduid. Zonder de noodzakelijke contactgegevens kunnen we je vraag of aanmelding mogelijk niet behandelen. Andere informatie geef je vrijwillig.

5. Met wie delen we je gegevens?

Stage & Pixel verkoopt of verhuurt je persoonsgegevens niet en verstrekt ze niet aan andere organisaties voor hun eigen reclame of marketing.

Personen binnen Stage & Pixel: alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun taken krijgen toegang, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden of een vrijwilligersactiviteit te plannen.

Organisatoren en samenwerkingspartners: wanneer je bij een activiteit betrokken bent, kunnen we noodzakelijke gegevens delen met de betrokken organisator of partner. Dat gebeurt voor de concrete organisatie, planning, veiligheid of begeleiding van die activiteit en op een geldige rechtsgrond. We beperken de doorgifte tot wat nodig is en informeren je vooraf over de ontvanger en het doel. Wanneer toestemming vereist is, vragen we die vooraf.

Technische dienstverleners: onze website wordt gehost bij OVHcloud. Voor de formulieren gebruiken we Fluent Forms binnen WordPress. Inzendingen kunnen in de website worden opgeslagen en naar onze mailboxen worden verzonden. Het contactformulier wordt opgevolgd via info@stagepixel.be en vrijwilligersaanmeldingen via vrijwilligers@stagepixel.be. Onze bezoekersstatistieken worden met Independent Analytics in onze eigen WordPress-database verwerkt.

Dienstverleners die persoonsgegevens namens ons verwerken, mogen dat uitsluitend voor de afgesproken dienstverlening doen. Waar vereist, leggen we de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst. Het gebruik van een WordPress-plugin betekent op zichzelf niet dat de ontwikkelaar onze formulier- of statistiekgegevens ontvangt.

We kunnen gegevens verstrekken aan bevoegde instanties wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Hoelang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze ontvingen. De bewaartermijnen gelden ook voor de kopieën in formulierinzendingen en mailboxen.

Wanneer gegevens langer nodig zijn wegens een wettelijke verplichting of een concreet geschil, bewaren we alleen de daarvoor noodzakelijke informatie.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze ontvingen.

7. Bezoekersstatistieken en cookies

We gebruiken Independent Analytics om het gebruik van onze website te meten. De plugin gebruikt voor de bezoekersmeting geen trackingcookies. De statistieken worden lokaal in onze WordPress-database verwerkt; de plugin stuurt deze meetgegevens volgens de ontwikkelaar niet naar diens servers of naar Google Analytics.

De plugin gebruikt het IP-adres onder meer voor een geschatte locatie en maakt op basis van het IP-adres, browserinformatie en een willekeurige waarde een gehashte bezoekerscode. Daarmee kunnen bezoeken worden onderscheiden en terugkerende bezoekers worden herkend, afhankelijk van de instellingen. Een gehashte code is niet automatisch hetzelfde als volledig anonieme informatie.

WordPress en de gebruikte functies kunnen strikt noodzakelijke cookies gebruiken, bijvoorbeeld voor het inloggen van beheerders. Voor niet strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare traceringsmiddelen vragen we vooraf toestemming wanneer de wet dat vereist. Het ontbreken van cookies op zichzelf vormt geen algemene vrijstelling van toestemming.

Wanneer we ingesloten video’s, externe CAPTCHA-diensten of andere externe functies toevoegen, werken we deze informatie bij en regelen we de vereiste keuze voordat die functies worden geactiveerd.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Voor websitehosting, e-mail en back-ups gebruiken we de diensten die hierboven worden genoemd. De verwerkingslocaties en eventuele onderaannemers hangen af van de gebruikte diensten en instellingen.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen we voor een geldige doorgiftegrond, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met de noodzakelijke aanvullende waarborgen. Je kunt via info@stagepixel.be informatie over zulke waarborgen opvragen.

9. Foto’s en video’s bij activiteiten

Wanneer we tijdens een activiteit herkenbare foto’s of video’s maken, informeren we betrokkenen over het doel en het voorgenomen gebruik. Waar toestemming nodig is, vragen we die gericht vooraf. Voor concrete activiteiten kunnen aanvullende afspraken of een afzonderlijke privacytoelichting gelden.

Een vrijwilligersaanmelding is op zichzelf geen toestemming om herkenbare beelden van jou te publiceren. Heb je een vraag over een opname of publicatie, dan kun je contact opnemen via info@stagepixel.be.

10. Hoe beschermen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies en misbruik. Toegang tot formulierinzendingen, mailboxen, statistieken en back-ups wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun taken.

11. Welke rechten heb je?

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kun je:

• Je persoonsgegevens inzien en een kopie ontvangen.
• Onjuiste gegevens laten verbeteren.
• Gegevens laten verwijderen of het gebruik ervan laten beperken.
• Bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Gegevens ontvangen of laten overdragen wanneer het recht op overdraagbaarheid van toepassing is.
• Eerder gegeven toestemming intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Stuur je verzoek naar info@stagepixel.be. Zo nodig vragen we beperkte aanvullende informatie om je identiteit te controleren. We vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsdocument.

We reageren in principe binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We informeren je dan binnen de eerste maand over de verlenging en de reden.

Als wij gegevens niet aan jou kunnen koppelen, bijvoorbeeld doordat alleen gehashte statistiekgegevens beschikbaar zijn, leggen we uit welke beperkingen dat voor de behandeling van je verzoek heeft. We verzamelen niet uitsluitend voor identificatie aanvullende gegevens die we anders niet nodig hebben.

12. Vragen en klachten

Heb je vragen of zorgen over je persoonsgegevens? Neem contact op via info@stagepixel.be.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit, bijvoorbeeld de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je hoeft daarvoor niet eerst onze reactie af te wachten.

13. Wijzigingen

We passen dit privacybeleid aan wanneer onze activiteiten, diensten of gegevensverwerkingen veranderen. De actuele versie staat op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen waar dat nodig is. Een wijziging van dit beleid is geen automatische toestemming voor een nieuwe verwerking.